Základem personální agendy je vedení osobního spisu každého zaměstnance. Vedení osobního spisu zaměstnance upravuje § 312 ZP. Zaměstnavatel je oprávněn jej vést, nicméně nemá k tomu právní povinnost. Právo upravuje celkem jednoznačně rozsah a obsah osobních spisů zaměstnance. Osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu ( ať již v pracovním poměru nebo na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr). Jakou formou bude osobní spis veden, zda v písemné nebo v elektronické podobě, je věcí zaměstnavatele. V praxi osobní spis obsahuje nejvýznamnější dokumenty a bývá oddělen od mzdové evidence.

Do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni. Právo nahlížet do osobního spisu mají i v zákoně vyjmenované státní orgány. Do osobního spisu má právo nahlížet také zaměstnanec, může si z něj pořizovat výpisky a kopie dokladů, a to na náklady zaměstnavate.

Osobní spis (s výjimkou dokladu o délce zaměstnání, např. kopie zápočtového listu) se ukládá alespoň po dobu 10 let po skončení pracovního poměru. Doklad o délce zaměstnání, který může při absenci mzdového listu sloužit pro účely důchodového pojištění, je třeba archivovat alespoň 50 let.

Sdílet na: